Servus #16

September 2023

Wir bringen Ihnen diese Sonderausgabe unseres Servus-Newsletters, die sich speziell mit HR-Themen beschäftigt.

Die Themen in unserem aktuellen Newsletter sind: „Workation: wenn „Work“ und „Vacation“ verschmelzen“ und „Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: wie ist der Stand in Deutschland?“

Inhaltsverzeichnis

Workation – wenn „work“ und „vacation“ verschmelzen

In der Prä-Corona-Ära noch für viele Unternehmen undenkbar, wünschen sich viele Mitarbeiter zunehmend die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub zu verbinden oder – auch langfristig – Homeoffice aus dem Ausland zu machen. „Working from anywhere“ ist kein neuer Trend mehr, sondern bereits ein von vielen Arbeitnehmern gefragter Benefit – bei dessen Umsetzung der Arbeitgeber einiges zu beachten hat. 

Ein generelles Recht auf Homeoffice besteht für Arbeitnehmer in Deutschland zwar nicht, ohne dass eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten wurde. Hat ein Arbeitnehmer allerdings schon längere Zeit von zu Hause gearbeitet – was durch die Pandemie auf viele zutrifft – und es existiert keine anderweitige Vereinbarung, welche dies ausschließt oder eine Widerrufsklausel beinhaltet, so kann sich ein Recht auf Home-Office auch aus einer sogenannten betrieblichen Übung ergeben.

Doch wie verhält es sich mit Arbeiten aus dem Ausland? Hier kommt es vor allem auf die Dauer, aber auch auf den Ort der Workation an. Im Folgenden werden vier mögliche Konstellationen aufgelistet:

Fall 1

Möchte der Mitarbeiter nicht länger als vier Wochen aus dem Ausland arbeiten, gibt es prinzipiell keinen großen arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf; es sollte jedoch in jedem Fall geprüft werden, ob ein Aufenthaltstitel und/ oder eine Arbeitserlaubnis benötigt wird. Befindet sich der Workation-Ort innerhalb der EU, erledigt sich das Thema für EU-Bürger aufgrund der Grundfreiheit auf Freizügigkeit. Allerdings müssen die arbeitsrechtlichen Regelungen des jeweiligen Landes, wie zum Beispiel Arbeits- und Pausenzeiten, eingehalten werden.

Fall 2

Sobald ein Mitarbeiter länger als einen Monat im Ausland tätig werden möchte, ist eine Zusatzvereinbarung über sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte empfehlenswert. In einer solchen Vereinbarung wird außerdem typischerweise bestimmt, wie lange und in welchem Land die Workation erlaubt ist, zu welchen Zeiten der Arbeitnehmer erreichbar sein muss und unter welchen Voraussetzungen eine Rückkehrpflicht besteht. Solange der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses in Deutschland verbleibt, ist die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts in der Regel gegeben. Es gibt aber auch Ausnahmen: wann ein Feiertag vorliegt, richtet sich beispielsweise nicht nach deutschem Recht, sondern nach dem Recht des Staates, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Bezüglich der steuerrechtlichen Auswirkungen müssen die Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens beachtet und die mögliche Steuerpflicht im Ausland bzw. die Frage nach einer etwaigen Betriebsstätte geprüft werden.

Seit 2021 gibt es eine Erleichterung für Workation-Hungrige: laut Verlautbarung seitens der Sozialversicherungsträger kann vorübergehendes Arbeiten im Ausland als Entsendung gesehen werden, auch wenn sie in den meisten Fällen vom Arbeitnehmer und nicht vom Arbeitgeber gewünscht wird. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer auch während der Workation im Ausland sozialversichert bleiben. Was „vorübergehend“ hier bedeutet, ist rechtlich (noch) nicht in Stein gemeißelt. Es scheint aber den Konsens zu geben, dass man – auch in Anlehnung an die 183-Tage-Regel des Steuerrechts – von maximal sechs Monaten spricht. Für eine Tätigkeit im EU-Ausland sollten Angestellte in jedem Fall eine A1-Bescheinigung mit sich führen.

Fall 3

Möchte ein Mitarbeiter seinen Arbeitsort dauerhaft ins Ausland verlegen, ist eine Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht meist nicht mehr ausreichend. Sowohl arbeits-, als auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich sind dem „Arbeiten von überall“ hier klare Grenzen gesetzt. Manche Unternehmen greifen dann auf die Möglichkeit einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung zurück. Hier ist allerdings Vorsicht geboten: der Mitarbeiter ist in diesem Fall kein Angestellter mehr, sondern gilt als Freelancer, über welchen der Arbeitgeber keine Weisungsrechte mehr hat. Auch das Thema Scheinselbstständigkeit könnte in diesem Fall zum Problem werden.

Fall 4

Für sogenannte Grenzgänger sollte ab Juli 2023 wieder die bisherige (sprich: die vor der Pandemie gültige) Regelung gelten, nach der das Arbeiten im Homeoffice zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts führt, wenn der Arbeitnehmer nicht in dem Staat wohnt, in dem der Arbeitgeber sitzt oder wenn der Arbeitnehmer mehr als 25% Homeoffice macht. Da aber auch nach der Pandemie das Arbeiten von zuhause aus weit verbreitet ist, besagt die Anschlussregelung ab 01.07.2023, dass die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Landes, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, weiterhin gelten, auch wenn die Arbeit im Homeoffice zwischen 25% und 50% der Beschäftigung ausmacht.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

Um die Komplexität und Risiken zu minimieren, ist es zusammenfassend für Arbeitgeber ratsam, Workation nur im EU-Ausland anzubieten und die Dauer im Hinblick auf die sozial- und steuerrechtlichen Implikationen auf maximal 182 Kalendertage zu begrenzen. In der Praxis sind derzeit eher 20 bis 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr üblich.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – wie ist der Stand in Deutschland?

Am 13.09.2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Deutschland mit seinem Grundsatzurteil 1ARB 22/21 ein bereits am 14.05.2019 vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) verabschiedetes Urteil zur Arbeitszeiterfassung – das sogenannte „Stechuhrurteil“.

In Deutschland wurde damit anerkannt, dass alle Arbeitgebende hierzulande, wie in ganz Europa, verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden lückenlos und systematisch zu erfassen. Die Grundgedanken „Arbeitsschutz“ und „Transparenz“ hinsichtlich der Arbeitszeit sollen künftig stärker verankert werden, indem Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden nachgewiesen und von Arbeitgebenden kontrolliert werden können.

Eine Verpflichtung zur Dokumentation von Arbeitszeiten besteht also bereits, eine konkrete gesetzliche Grundlage zur Umsetzung fehlt allerdings noch. Man kann davon ausgehen, dass der Gesetzgeber entsprechende Regelungen im nationalen Arbeitszeitgesetz und möglicherweise auch in der europäischen Datenschutzgrundverordnung treffen wird. Arbeitgebende sollten sich bereits heute mit der konkreten Ausgestaltung der Thematik beschäftigen und Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit einführen.

Ist die Erfassung von Arbeitszeiten neu in Deutschland?

Die Antwort lautet „ja und nein“. Bisher mussten nur bestimmte Arbeitszeiten bzw. Arbeitszeiten für bestimmte Mitarbeitende erfasst werden.

Die Arbeitszeiten

– im Rahmen von anordnungspflichtigen Überstunden und an Sonn- und Feiertagen (also an Nicht-Werktagen),

– von Minijobbern (Stichwort: Nachweispflicht vor dem Hintergrund des Mindestlohngesetzes),

– in Betrieben in den sogenannten sofortmeldepflichtigen Branchen, wie z.B. dem Baugewerbe,

mussten auch bisher schon erfasst werden. Ab 09/2022 gilt die Erfassungspflicht für die gesamte Arbeitszeit, für alle Gruppen von Beschäftigten und in allen Branchen.

Welche Anforderungen an die Zeiterfassung sind zu beachten?

-Ob die Arbeitszeiten digital oder analog erfasst werden, ist den Betrieben (noch) freigestellt. Allerdings sieht der neue Entwurf des Arbeitsministeriums in jedem Fall eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit vor. In bestimmten Fällen sind Ausnahmen von der elektronischen Erfassung geplant, z.B. im Handwerk oder in Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten (es ist noch offen, ob diese Untergrenze für einzelne Betriebsstätten gilt). Hinweis: Digital ist nicht gleich elektronisch und umgekehrt. Elektronisch bedeutet papierlos. Digital bedeutet papierlos und nicht mehr händisch änderbar.

– Zu erfassen sind laut dem neuem Gesetzesentwurf täglich Arbeitsbeginn, -ende und -dauer, also die tatsächliche tägliche Arbeitszeit.

– Arbeitgebende können ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Mitarbeitenden oder Dritte (z.B. den Vorgesetzten) delegieren. Dies macht aus organisatorischen Gründen Sinn.

-Erfassen Arbeitgebende die Arbeitszeit nicht oder übertragen die Pflicht hierzu nicht explizit auf Mitarbeitende oder Dritte, handelt es sich bereits heute um eine Ordnungswidrigkeit. Allerdings ist hierzu noch kein entsprechender Bußgeldkatalog verabschiedet.

-Arbeitgebende sollen die Mitarbeitende über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren.

– Die sogenannte Vertrauensarbeitszeit ist aktuell eine Art Grauzone, sie ist nicht verboten. Der neue Entwurf des Arbeitsministeriums sieht aber eine Veränderung im Verständnis der Vertrauensarbeitszeit vor. So ist denkbar, dass gewisse Berufsgruppen (z.B. Führungskräfte, herausgehobene Experten, Wissenschaftler) nicht unbedingt verpflichtet sind, zu festgesetzten Zeiten am Arbeitsplatz anwesend zu sein, sondern den Umfang und die Einteilung der eigenen Arbeitszeit selbst entscheiden können. In anderen Worten: Arbeitgebende können darauf verzichten, Beginn und Ende der Arbeitszeit in vorgenannten Fällen vorzuschreiben. Die Arbeitszeit zu erfassen, bliebe aber weiterhin verpflichtend.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

Informieren Sie sich über mögliche Zeiterfassungs-Systeme, der Mindeststandard sollte ein elektronisches Erfassungssystem sein. Im Zuge weiterer Digitalisierungstendenzen in der HR-Arbeit lohnt es sich, den Einsatz digitaler Systeme zu prüfen. Bedenken Sie auch den Grad an mobiler Arbeit und damit verbundener Erfassungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Informieren Sie die Mitarbeitenden über das für diese geltende System und übertragen Sie die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung an Ihre Mitarbeitenden oder an Dritte. Die bloße Einführung bzw. das zur Verfügung stellen eines entsprechenden Systems sind aktuell zur Pflichterfüllung ausreichend, bis der Gesetzgeber ggf. weitere Vorgaben macht.

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